就活コラム

内定辞退する場合の最適な期限と断り方

後輩ちゃん
後輩ちゃん
内定辞退をしたいのですが、どうすればよいでしょうか。
キャリア先輩
キャリア先輩
断る場合も、社会人として失礼のないようにしよう。

本来就活は企業から内定を貰うことが目標ですよね?いくつか内定を貰っている人もいるはずです。
ですがいつまでも内定を保留にしていられないので、今回は内定辞退の期限、最適な断り方をいくつかのポイントに分けてご紹介します。

23卒向け就活サイトランキング!

▼当サイトおすすめ就活エージェント▼

【1位】キャリアパーク就職エージェント
⇒最短1週間のスピード内定可能!

【2位】JobSpring(ジョブスプリング)
⇒あなたにぴったりの企業だけを厳選して紹介!

【3位】JOBRASS新卒紹介
登録者数8万人!超大手企業も紹介可能!

内定の辞退は電話?メール?

結論からいいます。内定辞退の最適な連絡方法は【電話】です。

  • 相手側へ直接伝えることが出来る…メールの場合だと相手側へ伝わったかやメール自体が届いてるのかが分からない
  • 自分の声で直接伝えられる…相手側への誠意も伝わる
  • 相手側の気持ちも聞き取れその場で簡潔に解決出来る…文章でのやりとりだと食い違いや伝わり方の違いで相手側に不快な思いをさせてしまう可能性がある

この3つの理由から内定辞退の最適な連絡方法は【電話】となります。確実に伝えなければならない連絡事項は電話で行うようにしましょう

ただどうしてもメールで内定辞退の連絡をしたいという人も居ると思います。
メールでの連絡は大丈夫ですので安心してください。
その際は相手側へのきちんとした謝罪と誠意を表した文面を送ると良いと思います。

キャリア先輩
キャリア先輩
企業に就職する前から、社会人としてのビジネスマナーは始まっているんだ。

内定辞退の連絡はいつするのが最適か?

タイミングはあなたの就職が決まった時点です。なるべく早く連絡をする事が最適です。

相手側はあなたの就職に向けて準備をしていますので、ギリギリになって連絡をするの
は迷惑になってしまいますので連絡は早くするのがいいでしょう。

後輩ちゃん
後輩ちゃん
社会人としての最低のマナーですね。

内定辞退の連絡内容

内定辞退の最適な連絡方法とタイミングは分かったけれども、そもそもその連絡内容はどういったものがいいのでしょうか?

内定辞退理由をどう伝えて どのように謝罪をすればいいのかという点を説明していきます。

  • 電話の際、相手側の対応が可能かをまず確認する
  • 内定辞退と辞退の理由を伝える
  • 電話での辞退を誠意を込めて伝える
  • 最後にあらためて辞退への謝罪を伝える

電話の際、相手側の対応が可能かをまず確認する

人事の対応が難しい場合、対応出来る時間帯を伝えてもらいかけ直します。

<例文>
お忙しいところ失礼致します。私、〇〇大学の〇〇と申します。
〇〇さまは只今お時間よろしいでしょうか?

内定辞退と辞退の理由を伝える

ほとんどの企業が内定辞退の理由を聞いてくると思いますので、あなたの辞退の理由を用意しておく必要があるでしょう。理由を聞かれない場合もありますので、その際は辞退の理由は伝える必要はありません。

<例文>
先日の内定の通知、ありがとうございました。感謝しております。せっかく御社からの内定の通知を大変失礼なお願いで申し訳ないですが、内定辞退させて頂きたく連絡さしあげました。

電話での辞退を誠意を込めて伝える

ほとんどの人事の方は電話での辞退を受け入れると思いますが、中には電話での連絡は失礼だと怒る人もいると思います。先に電話での辞退をした事を謝罪しましょう。
電話での辞退に納得いかず、直接出向いて謝罪するよう言われたら、素直に対応するといいでしょう。

<例文>
直接お詫びを伝えるべきなのですが、お電話のご連絡を差し上げました。
誠に申し訳ありません。

最後にあらためて辞退への謝罪を伝える

<例文>
貴重なお時間を頂いき心より感謝しています。今回このような形になり大変ご迷惑をお掛けしたことを深く謝罪いたします。

お忙しいところ大変失礼致しました。失礼いたします。

内定辞退の理由を聞かれたらどう答える?

相手側から辞退の理由を聞かれた場合、失礼のないように相手側に伝える必要があります。

辞退理由を聞かれるのは、企業側からすると今後の採用活動の参考にする可能性が考えられます。聞かれた場合はきちんと答えるようにしましょう。

辞退理由が「就職先企業の給与が多かったから」「家から近いから」などの理由であってもそのまま伝えてしまってはダメです。
素直に伝えるのは良いことですが、この様な理由だと相手側の気分を害してしまいますよね。相手側に出来るだけ気分を害さない伝え方が必要となってきます。

職種を理由にする場合は、「内定先の仕事の内容が自分に向いている」と感じたことを伝えると良いでしょう。

<例文>

御社から内定をいただき魅力のある仕事だと思いましたが、他社の仕事内容が自分の将来やりたい仕事と近いと感じ、今回このような決断と報告となりました。

ここで大事なポイントは相手側へ嫌な思いをさせない事なので、まず内定を貰った事、そして相手側への魅力があると伝えると嫌な気分にはならないと思います。
ここで間違っても内定辞退する会社のマイナスになる発言はしないことです。
「他社の会社の知名度があった」「会社の優遇がいい」などの発言は、間接的に内定辞退する会社への非難となってしまいます。

キャリア先輩
キャリア先輩
余計な言葉は伝える必要はないので、相手側への気まずさから失礼な発言をしないようにしよう。

第一志望の会社だと伝えていた場合

もしあなたが第一志望の会社ですと伝えていたらどう断るでしょう。人事の人から「なぜ?」という質問が返ってくると思います。

「気が変わった」「第一志望は嘘でした」などとは言えないですね。いくら正直に伝えるのが大事といってもこれではダメです。

<例文>
御社が第一志望でしたが、その後、他社の業種のほうがより自分の理想に近い職種と気づきこの様な決断となりました。

キャリア先輩
キャリア先輩
大事なのは先に第一志望だったと伝える事だよ。その後、「他社の職種がより近いと感じた」と伝えよう。
第二志望から先に内定をもらった時の対処法|就活で内定保留する際の注意点やポイントを解説 就活は自分の志望する複数社を同時に平行して進めていくのが基本です。 当然、受ける企業の中で志望度があると思いますが、進...

内定辞退に手紙での謝罪は必要?

手紙での謝罪は基本的には必要ではありません。ですが手紙での謝罪が必要になってくる可能性もあります。
ではどういった場合に必要になってくるのでしょうか?

  • 丁寧に謝罪しなければならない場合
  • 内定承諾書を出したあとに辞退する場合
  • 手紙を書く際の注意点

丁寧に謝罪しなければならない場合

ほとんどの場合、電話での謝罪で大丈夫です。ですが、丁寧に謝罪しなければいけない場合があります。
例えば、母校から大量に採用している企業には注意が必要です。
母校のイメージや後輩の就職活動に影響のないようにするのであれば、手紙での謝罪をしましょう。母校のイメージも崩れることなく良い印象のまま来年にも繋げられるでしょう。

他には、これから就職する会社と関係がある場合です。こちらも今後の取引などにもしかしたら影響が出てくるかもしれません。

後輩ちゃん
後輩ちゃん
お互い気持ちのよい終わり方をしていたほうが良いですね。

内定承諾書を出したあとに辞退する場合

普通の内定辞退とは違いますのでこの場合も手紙での謝罪が必要になると思います。

知人の紹介、大学の教授の紹介で内定を貰った場合は、こちらも紹介した方のためにも手紙で謝罪しておくことをおすすめします。

これらの場合は誠実に謝罪をするべきなので手紙を後日送るとより良い印象になると思います。

手紙を書く際の注意点は?

  • 文章は手書きで書く
  • 修正跡はNG
  • 文章は縦書き

これらの点を意識して手紙を書くと良いでしょう。
あなたの今後のイメージや母校のイメージなどより良いものになります。

内定承諾書を出した後でも内定辞退は出来るの?

内定承諾書を出した後でも内定辞退は可能です。
内定辞退を防ぐ為に内定承諾書を提出させる企業もあるのですが、この内定承諾書を出した後でも内定辞退は可能です。
法的には問題がないので、賠償金を払えなど言われても大丈夫です。
ですが企業に迷惑もかかるので、早めに辞退の連絡と謝罪を行うようにしましょう。

キャリア先輩
キャリア先輩
相手側を怒らせないように、早めの対応と丁寧な謝罪を心がけよう。

まとめ

  • 内定辞退の連絡は電話が最適
  • 辞退の理由は聞かれたら伝える
  • 誠意のある謝罪を心がける

新しく社会人としての第一歩で、不安なところはたくさんあると思います。

ですが経験を積み大きく成長をし、素敵な人生を送れるようにと願っています。

23卒向け就活サイトランキング!
名称 1位:
キャリアパーク
2位:
Jobspring
3位:
JOBRASS新卒紹介
イメージ キャリアパーク就職エージェント 就活エージェント JobSpring JOBRASS新卒紹介
特徴 最短1週間で内定 3年以内退職率0.1% 超大手求人も保有
内定までの
期間
1週間 2週間 1ヶ月
オンライン
対応
登録方法 Web Web・LINE Web
詳細 もっと見る! もっと見る! もっと見る!

▼当サイトおすすめ就活エージェント▼

【1位】キャリアパーク就職エージェント
⇒最短1週間のスピード内定可能!

【2位】JobSpring(ジョブスプリング)
⇒あなたにぴったりの企業だけを厳選して紹介!

【3位】JOBRASS新卒紹介
⇒登録者数8万人!超大手企業も紹介可能!

【23卒/24卒】就活サイトおすすめ36選を徹底比較!2022年版口コミが良い就活サイトを特徴・選び方とともに紹介 ネットで就活サイトを探してみると、次々にいろんなサービスが出てきて、何が違うのか、どれがいいのか分からなくなりませんか?...
就活エージェント おすすめ アイキャッチ
【23卒/24卒】新卒向け就活エージェントおすすめ30選|いつから使う?メリット・デメリットや最適な選び方も解説 新卒向け就活エージェントは、就活を1から10までサポートしてくれる強い味方です。 就活エージェントを利用すれば専任...
逆求人サイトおすすめ27選を徹底比較!23卒・24卒の新卒就活でスカウト型サイトを使うメリット・デメリットも解説 最近はプロフィールを登録するだけで、企業からスカウトをもらって就活できる逆求人サイトが話題を呼んでいます。 少し詳...
ABOUT ME
Avatar photo
進撃の就活無双-キャリアクラス新卒就活編集部
キャリアクラス新卒就活編集部です。難関外資系企業や大手企業、ベンチャー企業から内定をもらった多くの就活生が中心となり運営しています。就活生が抱える、等身大の不安や悩みを解決できる情報発信に努めています。
編集者情報

この記事の編集者

久保真樹

久保 真樹

熊本県天草市生まれ。九州大学農学部を卒業。大学3年4月で就活を始め、日系・外資系、大手・ベンチャー等幅広く就活を進める。部活動を続けながらもIT・人材・教育業界など7社から内定を獲得。内定者期間の長期インターンを経てウェブココル株式会社に新卒入社し、今に至る。

HPTwitterFacebookInstagramWantedlyLinkedinYOUTRUST

キャリアクラスが信頼できる理由

キャリアクラスでは、編集ポリシーに従ってコンテンツを作成しております。この投稿には、パートナーの製品への参照が含まれている場合があります。詳細は広告掲載ポリシーをご覧ください。