就活コラム

インターン後のお礼メールの書き方とポイント【23卒】

後輩ちゃん
後輩ちゃん
インターンが無事に終わったので、お礼メールを書きたいです。
キャリア先輩
キャリア先輩
失礼のないように、書き方のポイントをおさえておこう。

今回は「インターン後のお礼メールの書き方とポイント」と題して、「インターン先企業へのメールの返信方法・例文・おすすめの時間帯」やさまざまな場面で役立つ「企業向けメールの返信方法」をご紹介します。

インターン先企業へのお礼メールとは

インターン先企業へ送るお礼メールというのは、特に就職活動時などにおいて重要視されます。「誤字脱字のチェック」をはじめ、相手に対して必ず「失礼のないよう十分な配慮」をした上で送信することが重要です。

お礼メールというのは「うっかりミス」が目立ってしまう場合があります。そうしたミスも前もってなくしておくよう十分に配慮しておきましょう。

企業へのお礼メールの返信方法

インターン先の企業へお礼メールを送る、というだけでもたいていの人は緊張してしまうことでしょう。
しかし、この企業へ出すメールだからこそ冷静に取り組むことが大切であり、その上で「つまらないミスをなくしておくこと」や、「きちんとした企業へのメールの送り方・返信方法のマニュアル」を熟知しておくことが大切です。

自分の氏名は必ず明記する

キャリア先輩
キャリア先輩
どんなお礼メールでも、就活生としては氏名を必ず明記しよう。

企業というのは毎日「何百・何千通のメール」が続けざまに送られてくる場合があるため、「どこの誰だかわからない人からのメール」というのは基本的に除外されます。

そうならないためにも「件名やメールの文末などにきちんと自分の氏名を明記すること」を念頭に置き、相手の企業に正確に「特定の就活生からメールが送られてきた」ということを知らせておくことが大切です。

必要であれば住所や電話番号も明記する

先述の続きとなりますが、企業向けのメールにおいて氏名を明記した後、必要である場合は「住所・電話番号」なども一緒に明記する必要がある場合があります。

たとえば就職活動中の大事な時期(企業側との連絡が密になった場合)に、住所変更があった場合や連絡先が変更がある際にはこの「連絡先の確認メール」というのはとても重要となります。

後輩ちゃん
後輩ちゃん
必要に応じて住所や電話番号を明記すればいいですね。

企業へのメール返信の頻度

企業には毎日、お得意先や競合会社などから「何百・何千通ものメール」が飛び込んでくるため、「特定の就活生からあまり頻回に分けてメールが送られてくる」という状況は邪魔以外の何物でもありません。

そのため、就活生としては「1日1回から2回程度のメール」に控えておき、その1度のメールでなるべく内容の濃い状態(聞くべき点はしっかり聞く内容)にしておくことが大切になります。

キャリア先輩
キャリア先輩
迷惑にならない程度に気をつけよう。

企業へのメール返信のタイミング

企業から送られてくるメールにはたいてい2種類あり、1つ目は「すぐに返信が必要なメール」、2つ目は「そのまま既読スルーで済むメール」となります。
2つ目の「既読スルーで済む場合のメール」の場合はあらかじめ企業側から「返信は不要です」といったサインがきちんと明記されている場合が多くあるため、一読するとすぐにわかる内容の物がほとんどでしょう。

しかし、1つ目の「すぐにメールの返信が必要である場合」は、たいてい「よろしいでしょうか」などの疑問形で文末が締めくくられている場合や、そのメールの内容全体をもって「返信が必要な場合」であることがわかります。

後輩ちゃん
後輩ちゃん
毎回のメールの内容確認が大切ですね。

企業へのメールでは内容を簡潔に

基本的にメールというのは「内容を簡潔に明記しておく」のが鉄則です。

メールを受け取る相手にとってわかりやすく、「何を訴えているのか・その要求にどのように返信するべきなのか」が一目でわかる指標のようになります。

インターン先企業へのお礼メールの例文

件名:インターンシップのお礼【〇〇大学△△学部××(名前)】
○○○○株式会社(必ず会社の正式名称)
△部 □課(担当者の部署がわかる場合は記載)
◯◯様(宛先人の名前)

◯◯大学の××××でございます。

このたびは、貴社のインターンシップに参加させていただき、誠に感謝いたしております。

△日に渡るインターンシップのお礼をさせていただきたいと思い、このたびメールを送らせていただきました。

私はこのたび、貴社の事業内容にあります○○にご興味を持たせていただき、インターンシップに応募させていただきました。(インターンシップに参加した主な理由)

実際に業務を体験してみて○○にについての理解を益々深めさせていただきました。

ビジネスマンとしての理想的な姿勢をはじめ、プロとして仕事に向き合うということはど
ういうことかを学ばせていただきました。

このたびのインターンシップ通しまして、非常に大きく成長させていただくことができたと実感しております。

インターンシップで学んだことを今後の糧にさせていただき、これからの就職活動に励んで参ります。

ご多忙の中、誠にご丁寧なご指導をいただき、感謝申し上げます。

末筆ながら貴社の益々のご発展と、皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。

今後ともよろしくお願い致します。
————————————————————
〇〇大学〇〇学部(大学名、学部までを明記)
×× ×× (名前)

電話番号:000-0000-0000(携帯電話でもOK)
メールアドレス:bbb@●●-ne.jp(メールアドレスは任意)

お礼メールで使用できる簡潔なフレーズ

「企業に送る際のお礼文句」というのはあらかじめ世間一般で決まっているため、そのとおりにメールすればOKです。

  • 本日はお忙しい中、誠にありがとうございました。
  • 参加させていただける日程までご丁寧にご連絡をいただき、誠に感謝申し上げます。
  • 誠に良い経験をさせていただきました。
  • インターン先での経験を、今後の糧とさせていただきます。
  • 今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。

これらの表現は、企業にお礼を述べる際に非常によく使われます。

キャリア先輩
キャリア先輩
お礼文句は余計な脚色を付けずに明記しておこう。

インターン先への一般的な挨拶の例文

この場合の挨拶というのは、企業へ送る場合のメールの冒頭に位置する言葉・文句となります。企業へのメールではこの挨拶文も「簡潔に記すこと」が大切です。

  • お世話になっております。
  • お世話になっております。○○(自分の氏名)と申します。
後輩ちゃん
後輩ちゃん
冒頭の挨拶では「お世話になります」や「自分の氏名」を付け添えての挨拶文が通例となんですね。

インターン先企業へのメールを来る時間帯について

企業へメールを送る時間帯についてですが、これも「メール返信の頻度」や「メールを送るタイミング」と同じく、「いつ頃にメールを送るのが最適なのか」について迷う就活生が多く見られます。

「メールを返信する時間帯をしっかり認識しておくこと」はきわめて基本的なマナーになるため、社会人として一歩を踏み出す際にはこの「メールの返信の時間帯」をしっかり事前に把握しておきましょう。

  • 企業の運営時間帯
  • 普通は夜間帯を避ける
  • 早朝も避けておく

企業の運営時間帯

一般的に企業へメールを返信する理想的な時間帯は、もちろん「その企業の運営時間帯」となります。

その企業が営業している最中・運営している時間帯を必ず見計らった上で、必要事項を伝えるメールを送ることが大切です。
この場合、「どんなに重要なメール・すぐに返信しなければいけないメール」であっても、この「メールを送る・返信する時間帯」は必ず守る必要があります。

キャリア先輩
キャリア先輩
大切なメールの場合、運営時間帯以外の時間帯で送ることは相手の企業に対して失礼にあたるから、大幅な減点対象となるかもしれないよ。

普通は夜間帯を避ける

運営時間帯にメールを送る場合であっても、「昼休憩などをはじめとする休憩時間帯の送信」は避けるように心掛けましょう。

休憩時間帯というのは基本的に社員にとっては仕事に携わらない時間帯となるため、「重要事項を記したメールを返信する」と言っても、それは時間外の仕事内容に含まれてしまいます。

上記を踏まえた上で、仕事が終わった時間帯(運営時間帯以外の時間帯)をはじめ、たとえ運営時間帯であっても「夜間にメールを送ること」は避けましょう。

後輩ちゃん
後輩ちゃん
夜間に送ってしまうと「昼間にはメールを送ることができなかったのか」と思われそうですね。

早朝も避けておく

多くの企業では、仕事始めの時間帯や早朝というのは、非常に忙しい時間帯であることが多いです。

その場合にいくら「重要なメール」だからと言ってメール送信をしたとしても、「忙しい時間帯」を見計らった上でその時間を回避する配慮がなかったのか、とこの場合もまたメールを送った側の常識が問われることがあります。

キャリア先輩
キャリア先輩
忙しい時間のメール送信は避けるのが無難だよ。

お礼メールの箇所別の書き方

「件名」「本文」「宛先」など、細かな点にも配慮する形で「失礼のないメール・きちんと書けた公式用のメール」の書き方を習得することはとても大切です。

件名に明記する内容

企業に送るメールの件名には必ず「何についてのメールなのか」ということを一目でわかるように配慮して記載する必要があります。

  • ○月○日にインターンに参加させていただきました○○と申します
  • 資料配布の件についてご連絡をさせていただきました
  • ○課に所属しております○○○○と申します

まず件名では句読点を挿入することは避けましょう。これは件名を記載する際のマナーとなります。

キャリア先輩
キャリア先輩
どのような用件なのか、そのメールの送り主が誰なのか、をはっきりさせるための役割として件名を使おう。

締めのフレーズ

一般的な企業向けメールの「締め方」についても、あらかじめ決められた「決まり文句」が用意されています。

  • 末筆ですが、貴社の益々のご繁栄を心よりお祈り申し上げます。
  • 今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。
  • ○○へのご対応をいただくことができましたら幸いです。ご連絡をお待ちいたしております。

一般的に上記のような末尾の締めくくりが取られますが、特に最後の例文の場合は「自分が何らかの要求・質問などをした場合において、企業側からの返信連絡を待つ際に使われる例文」として認められます。

後輩ちゃん
後輩ちゃん
締めのフレーズも型があるんですね。

宛名

この「宛名」の書き方は書面によっていろいろと使い分けられますが、基本的にメールを送る場合でも、そのメールが「誰宛てなのか」をきちんと明記しておくことが大切です。

  • ○○株式会社 △△課所属 ○○○○様
  • △△課所属 ○○○○様
  • ○○○○様

基本的には「○○○○様へ」という宛名が入っていればOKですが、会社・企業によっては「多くの部署が設けられている場合」が想定され、その場合は「確実に宛先人にそのメールが届くようにする」という意識をもって「会社名から氏名まで」を明記する方法が取られます。

後輩ちゃん
後輩ちゃん
少しややこしいですが、しっかり書いておきます。

メール貼付でインターン先企業へ履歴書などを送る場合

現代では「メール貼付による履歴書の送信」という例が実に多くなってきています。

一般企業に向けて「メール貼付による履歴書の送信」を行う際には、その電子上でメールを送った後でも「企業に直接電話を掛けて、そのメールを送った旨」を伝えておくことが一般的なマナーです。
事前に「電話での連絡は不要」とされている場合には、この電話での確認は必要ありません。

件名には「自分の氏名」と「履歴書」と明記

メールで履歴書の送信する場合には、必ずそのメールの件名に「自分の氏名」と「履歴書」という記載をしておきましょう。
この場合も「それが何のメールなのか」をきちんと企業側へ伝えるための記載となります。

送信する前には最低でも3度はチェック

履歴書やメールに限らず、企業に提出する書類はすべて「再三のチェックをすること」がマナーとして義務付けられます。

基本的に「ミスが1つでもある書類」というのは公式書類としては認められない傾向があるため、文面・内容の見直しによってまず「誤記をなくすこと」はどんな場合でも必要です。

誤字脱字は絶対にあると念願に置く

どんなメールにしても履歴書の内容にしても、「必ず誤字脱字がある」ということを前提にしておくことが大切です

たいてい「3回以上のチェック」をしていても、見つけることができなかった「誤字脱字」は普通に見られ、公式書類においてはそうした誤字脱字を完全になくすことがまず常識となります。

後輩ちゃん
後輩ちゃん
油断しないように気をつけます。

インターン先企業へのお礼メールを正確に書きましょう

今回は「インターンシップ後のお礼メールの書き方とポイント」をメインに、「インターン先企業へのメールの返信方法・例文・おすすめの時間帯」などについてご紹介しました。

一般的に企業へ送るメールというのは、まず「失礼がないこと」、「社会的マナーがきちんと守られていること」、「文面・内容の誤字脱字や稚拙な表現がないこと」などが問われます。
インターン先企業へのお礼メールの送り方・返信の仕方をしっかり覚え、社会人として恥ずかしくない作法・マナーを正確に把握しましょう。

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